i. PRESENTACIÓN
VERTICAL MANAGER S.A.S. persona jurídica identificada con NIT 901.688.919-4 y cuyo domicilio principal se encuentra ubicado en la ciudad de Bogota, Colombia, en la Cra 15 N. 124 - 65, oficina 607; informa a todos sus trabajadores, clientes y/o proveedores, personas naturales y/o jurícas, que los datos personales bajo su custodia y como responsable del tratamiento de los mismos, se realiza con sujeción a lo dispuesto en la presente Política de Protección de Datos Personales y en el siguiente marco legal colombiano:
- Constitución Política, artículo 15.
- Ley 1266 de 2008.
- Ley 1273 de 2009.
- Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.
- Decretos Reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010.
- Decretos Reglamentarios parcial No. 1377 de 2013 y 886 de 2014.
- Sentencias de la Corte Constitucional C-1011 de 2008 y C-748 del 2011.
VERTICAL MANAGER S.A.S. ha identificado las bases de datos que administra y lo ha expresado en la presente política de tratamiento de datos personales; la cual, a su vez se encuentra disponible en la página web www.verticalmanager.com.co
VERTICAL MANAGER S.A.S. conforme al cumplimiento de la ley, informan a los titulares de los datos personales que la presente política aplica para toda la información personal registrada en sus bases de datos y les solicita la autorización de su tratamiento.
VERTICAL MANAGER S.A.S., ha instituido dentro de esta Política de Protección de Datos Personales, las reglas y principios necesarios para brindarle protección a usted como titular de los datos que se tratan dentro de la organización, de cualquier riesgo de vulneración de sus derechos, con miras a garantizar su dignidad humana. En tal sentido, VERTICAL MANAGER S.A.S. le informan que este documento contiene las directrices generales que se cuentan para tratar los datos personales que recolecta, almacena, usa, circula o suprime.
Esta Política de Protección de Datos Personales es un documento que constituye un mandato y una obligación para todos y cada uno de los funcionarios de VERTICAL MANAGER S.A.S., así como para todos aquellos que, en virtud de la condición de terceros, al relacionarse con VERTICAL MANAGER S.A.S. tengan acceso o relación con los datos personales tratados por esta; obligación que se entiende aceptada desde el momento en que se establezca y legalice cualquier tipo de relación comercial con dicha entidad.
ii. DEFINICIONES
Para efectos de interpretación y aplicación de esta Política de Protección de Datos Personales se deben tener en cuenta los siguientes conceptos:
- Autorización: Es el consentimiento que da cualquier persona titular de los datos para que VERTICAL MANAGER S.A.S. puedan utilizar y tratar sus datos personales.
- Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que son objeto de tratamiento.
- Encargado del Tratamiento: Es la persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos personales, a partir de una delegación que le hace el responsable, recibiendo instrucciones acerca de la forma en la que deberán ser administrados los datos.
- Dato Personal: Se trata de cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona determinada, como su nombre o número de identificación, o que puedan hacerla determinable, como sus rasgos físicos.
- Dato Privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el titular. Los gustos o preferencias de las personas, por ejemplo, corresponden a un dato privado.
- Dato Público: Es uno de los tipos de datos personales existentes. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
- Dato Semiprivado: Son los datos que no tienen naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo al titular sino a cierto sector o a la sociedad en general. Los datos financieros y crediticios de la actividad comercial o de servicios, son
algunos ejemplos.
- Datos sensibles: Son aquellos que afectan la intimidad del titular o pueden dar lugar a que lo discriminen, es decir, aquellos que revelan su origen racial o étnico, su orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos, entre otros.
- Cesión de la base de datos. Transferencia de la calidad de responsable de una base de datos a otro responsable a título gratuito u oneroso. Se le considerará al nuevo responsable del tratamiento de la base de datos cedida tal condición a partir del momento en que sea perfeccionada la cesión.
- Consulta: Solicitud del titular del dato o de las personas autorizadas por éste o por la ley, para conocer la información que reposa sobre él en bases de datos o archivos de VERTICAL MANAGER S.A.S.
- Cookie: Pequeño archivo generado por los servicios de VERTICAL MANAGER S.A.S. que se alojan en los computadores cuando se visitan nuestros sitios web. Este archivo sirve para generar información estadística sobre de nuestros servicios, y no almacena “Información Personal” que pueda individualizarlo.
- Listas Restrictivas: Son aquellas bases de datos nacionales e internacionales que recogen información, reportes y antecedentes de diferentes organismos, tratándose de personas naturales y jurídicas, que pueden presentar actividades sospechosas, investigaciones, procesos o condenas por los delitos de lavado de activos y financiación del terrorismo.
- Responsable del Tratamiento: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que decide sobre la finalidad de las bases de datos y/o el tratamiento de los mismos.
- Titular: Es la persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
- Transferencia: Se trata de la operación que realiza el responsable o el encargado del tratamiento de los datos personales, cuando envía la información a otro receptor, que, a su vez, se convierte en responsable del tratamiento de esos datos.
- Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
iii. TIPO DE INFORMACIÓN RECOLECTADA, ALMACENADA Y TRATADA POR VERTICAL MANAGER S.A.S., realiza tratamiento de datos personales y/o jurídicos tales como:
- Datos Personales: Nombres y apellidos, fecha de nacimiento, tipo y número de identificación, género, nacionalidad y demás elementos que contiene el documento de identidad, dirección, número telefónico, correo electrónico.
- Datos Jurídicos: Razón social, tipo y número de identificación tributaria, clase de sociedad, fecha de constitución, ciudad de constitución, número de registro de matrícula mercantil, dirección, número telefónico, correo electrónico, código de actividad comercial principal, clasificación fiscal de renta e información financiera y tributaria como números de cuentas bancarias y estados financieros.
iv. TRATAMIENTO Y FINALIDAD DE LOS DATOS RECOLECTADOS, ALMACENADOS Y TRATADOS POR VERTICAL MANAGER S.A.S., informa a sus inversionistas, trabajadores, clientes y/o proveedores que la recolección, almacenamiento, uso y circulación tendrá las siguientes finalidades:
* Finalidades para clientes y/o prospectos de clientes:
Los Datos Personales de los clientes y/o prospectos de clientes se tratarán por VERTICAL MANAGER S.A.S., para las siguientes finalidades:
- Generación de la facturación electrónica por los servicios prestados por VERTICAL MANAGER S.A.S.
- Gestionar, contactar y/o enviar información relacionada con el objeto social de VERTICAL MANAGER S.A.S. y los servicios que presta la compañía, a través de los canales autorizados por los titulares incluidos, pero sin limitarse a correo físico o electrónico, vía mensaje de datos (SMS O MMS), vía WhatsApp, Facebook Messenger, llamadas telefónicas que podrán ser grabadas, o cualquier medio análogo o digital permitido por la Ley creado o por crearse
- Impulsar campañas de fidelización según las necesidades de cada uno de los clientes de VERTICAL MANAGER S.A.S., así como mejorar la experiencia del cliente.
- Perfilar mediante algoritmos y analítica de datos, obtención de cookies, hábitos de consumo, hábitos de conexión a internet, etc.
- Analizar los hábitos de consumo respecto de los servicios que presta VERTICAL MANAGER S.A.S. a través de la información personal capturada, para finalidades de medición y estadísticas.
- Gestionar alianzas relacionadas con la creación de campañas con el fin de comunicar actividades compartidos con aliados estratégicos o empresas con las que se tengan relaciones comerciales y/o contractuales.
- Utilizar Cookies e IA para efectuar análisis y procesamiento de datos relacionados con las operaciones de VERTICAL MANAGER S.A.S.
- Realizar encuestas de satisfacción de los servicios prestados por VERTICAL MANAGER S.A.S.
- Construir modelos de analítica avanzada.
- Permitir la participación de los Titulares en actividades de mercadeo y estrategias comerciales de VERTICAL MANAGER S.A.S.
- Comunicar información sobre los cambios en los términos y condiciones de los servicios prestados por VERTICAL MANAGER S.A.S., así como de las alertas de seguridad y/o anuncios o avisos de carácter regulatorio.
- Realizar Transmisión y Transferencias internacionales de Datos a países que garanticen o no niveles adecuados de protección de Datos Personales para adelantar procesos de analítica de datos, estrategias de mercadeo predefinidas o automatizadas “bots” y/o con inteligencia artificial, perfilamiento y conocimiento de clientes.
- Vigilar y monitorear a través de los sistemas de videovigilancia y demás medíos implementados o por implementarse que traten datos biométricos (dactilares, faciales o de grabación de voz) la seguridad de las instalaciones de VERTICAL MANAGER S.A.S. y de las personas que se encuentren al interior de estos.
- Registrar y hacer seguimientos a los eventuales incidentes y/o accidentes físicos, y hacer extensible dicha información a las aseguradoras cuando corresponda.
- Consultar y/o reportar información ante las centrales de riesgos.
- Realizar consultas y reportes de antecedentes comerciales, reputacionales, eventuales riesgos de relacionamientos asociados a fraude, lavado de activos y financiación, de acuerdo a las políticas de VERTICAL MANAGER S.A.S.
* Finalidades para candidatos a cargos, practicantes y/o trabajadores
- Administrar directamente o por conducto de terceros, la información personal de las hojas de vida aportadas por los candidatos a las vacantes
- Administrar directamente o por conducto de encargados, los procesos de selección y vinculación de personal, incluyendo la verificación de referencias laborales y personales, y la realización de estudios de seguridad, polígrafos, visitas domiciliarias y procesos de debida diligencia.
- Recibir y almacenar las hojas de vida de los candidatos y las demás hojas de vida de los colaboradores por conservación legal.
- Realizar Transmisiones y Transferencias internacionales de datos a países que garanticen o no niveles adecuados de protección de Datos Personales para adelantar procesos de seguridad, mitigación de riesgos y/o debida diligencia para el conocimiento de los candidatos y colaboradores.
- Desarrollar y gestionar actividades tales como registro y pago de nómina, afiliaciones a entidades del sistema general de seguridad social, vacaciones, prestaciones sociales, certificaciones, liquidaciones, actividades de bienestar, sistema general de salud y seguridad en el trabajo, indemnizaciones cuando sea el caso, generación de informes o indicadores.
- Invitar, vincular y/o registrar a los colaboradores y/o familiares cuando haya lugar a las actividades de VERTICAL MANAGER S.A.S. tales como cursos, capacitaciones, viajes, comités, programas de bienestar, de salud, de clima laboral, así como para él envió de comunicaciones internas.
- Administrar los Datos Personales del Titular y su núcleo familiar, para generar todos los tramites de afiliaciones a las entidades promotoras de salud (EPS) cajas de compensación familiar, administradoras de riesgos laborales (ARL), seguros de vida, y demás necesarias para el cumplimiento de obligaciones contractuales y revisar, investigar y garantizar el cumplimiento de las obligaciones del colaborador.
- Comunicarse con los contactos autorizados en caso de emergencias durante el horario de trabajo o con ocasión del desarrollo de este.
- Contactar y/o comunicar vía correo electrónico, WhatsApp, Teams, mensajes de texto (SMS), llamadas telefónicas o por cualquier otro medio análogo de las actividades, noticias, alertas, instrucciones, llamados de atención, memorandos, notificaciones, citaciones o cualquier tipo de comunicación que se relacione con la actividad laboral y el objeto social de VERTICAL MANAGER S.A.S.
- Gestionar todo lo relacionado a la seguridad y salud en el trabajo, bienestar, seguimientos de estados de salud, reportes de incidentes o accidentes de trabajo.
- Investigar posibles incumplimientos de las políticas de VERTICAL MANAGER S.A.S.
- Supervisar los espacios en las zonas autorizadas través de los sistemas de videovigilancia y demás medios implementados o por implementarse que traten datos biométricos (dactilares, faciales o de grabación de voz) para monitorear e identificar la seguridad de los espacios y personas presentes.
- Utilizar o hacer uso de las imágenes personales, fotografías, videos o voz, obtenidas con ocasión a la participación, asistencia o intervención a los eventos, actividades, labores y/o capacitaciones que realiza VERTICAL MANAGER S.A.S.
- Administrar, monitorear e identificar la seguridad y validación de identidad de los colaboradores a través de los datos biométricos.
- Permitir que compañías vinculadas a VERTICAL MANAGER S.A.S., aliados estratégicos y/o empresas con las cuales se tengan relaciones comerciales y se hayan celebrado contratos que incluyen disposiciones para garantizar la seguridad o el bienestar y el adecuado Tratamiento de los Datos Personales tratados, contacten al Titular con el propósito de ofrecerle bienes o servicios de su interés.
- Registrar y hacer seguimientos a los eventuales incidentes y/o accidentes laborales, y hacer extensible dicha información a las aseguradoras cuando corresponda.
- Administrar y conservar por el termino sugerido por la normatividad de Archivo General de la Nación, la información personal de los colaboradores.
- Compartir con los encargados información para convenio de bienestar.
* Finalidades para proveedores, contratistas y/o terceros aliados.
- Administrar y validar las ofertas entregadas en la participación de los procesos de selección de proveedores y/o terceros, respecto de cotizaciones, propuestas e identidad de los terceros que concursan en las solicitudes de prestación del servicio que requiera VERTICAL MANAGER S.A.S.
- Contactar y/o compartir información de interés general, para actividades de formación, encuestas, temas comerciales, promocionales o servicios a través de correo físico o electrónico, vía mensaje de datos (SMS), vía WhatsApp, llamadas telefónicas que podrán ser grabadas, o cualquier medio análogo o digital permitido por la Ley creado o por crearse.
- Ejecutar el proceso de vinculación y actualización de proveedores, , contratistas, terceros aliados y desarrollar toda gestión de la relación comercial, precontractual, contractual y post contractual.
- Efectuar los diferentes procesos de pagos de facturas y cuentas de cobro y gestionar la cobranza a terceros cuando haya lugar.
- Adelantar estudios estadísticos.
- Monitorear a través de los sistemas de videovigilancia.
- Expedir certificaciones solicitadas.
- Realizar consultas y/o reportes de antecedentes y riesgos.
- Generar reportes a las entidades gubernamentales, judiciales, centrales de riesgo, etc.
v. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN
Como titular de sus datos personales usted tiene derecho a:
- Acceder a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento por parte de VERTICAL MANAGER S.A.S.
- Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.
- Solicitar evidencia de la autorización otorgada a VERTICAL MANAGER S.A.S., salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581.
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, y siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos.
- Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles.
- Tendrá carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes.
** Notas aclaratorias:
- La solicitud de supresión o revocatoria no procederá cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en las bases de datos.
- Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.
vi. MECANISMOS Y PROCEDIMIENTOS PARA EJERCER LOS DERECHOS DE CONSULTA, RECLAMO Y DEMÁS SOLICITUDES SOBRE EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
Tanto VERTICAL MANAGER S.A.S. han dispuesto los siguientes canales de atención para la recepción de peticiones sobre el tratamiento de sus datos personales:
- Recepción Física:
Cra. 15 N. 124 - 65, Oficina 607 - Bogotá, Colombia
- Recepción Electrónica:
contacto@verticalmanager.com.co
VERTICAL MANAGER S.A.S. informa que, como procedimiento de atención de las peticiones sobre el tratamiento de los datos personales, el reclamante deberá acreditar la titularidad de los datos, adjuntando copia del documento de identidad o soporte legal que permita su plena identificación y relación con los datos.
VERTICAL MANAGER S.A.S. informa que, el término previsto máximo por la ley para resolver su reclamación es de quince (15) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recepción. Cuando no fuere posible atender el reclamo en dicho término, VERTICAL MANAGER S.A.S. informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
vii. MODIFICACIONES A LA POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
Usted reconoce y acepta que VERTICAL MANAGER S.A.S. puede modificar, cambiar o sustituir esta Política de Protección de Datos Personales en cualquier momento para tomar en consideración los cambios en las leyes y reglamentos, u otra situación que pueda surgir. Conforme a la normativa vigente, VERTICAL MANAGER S.A.S. le notificará las modificaciones, cambios a sustituciones relacionadas con las finalidades y el tratamiento de los datos. Y tanto ésta, como las futuras actualizaciones de la Política de Protección de Datos Personales se encuentra publicada en el sitio web www.verticalmanager.com.co
viii. NOTIFICACIÓN DE ACTUALIZACIÓN DE LA POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
VERTICAL MANAGER S.A.S. podrá notificarle cualquier actualización a esta política según la ley aplicable, de las siguientes maneras:
- Comunicación dirigida a usted como titular de los datos a su última dirección de correspondencia física o dirección de correo electrónico almacenadas en nuestros registros.
- Anuncio a través de la unidad de respuesta de voz (VRU)
- Aviso en el sitio web: www.verticalmanager.com.co
- Aviso físico en las oficinas de VERTICAL MANAGER S.A.S.- Aviso en periódico local.
Si usted como titular de los datos no está de acuerdo con cualquiera de los cambios realizados tanto por VERTICAL MANAGER S.A.S., por favor póngase en contacto con los “mecanismos y procedimientos para ejercer los derechos de consulta, reclamo y demás solicitudes sobre el tratamiento de los datos personales” descritos en la presente Política de Protección de Datos Personales.
ix. VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS
Los datos personales permanecerán en las bases de datos tanto de VERTICAL MANAGER S.A.S. por el término exigido por la ley para la conservación de documentos e información y por el tiempo que fuera necesario para el desarrollo del tratamiento y actividades anteriormente mencionadas. En todo caso, el titular podrá revocar la autorización siempre y cuando sea posible legal y contractualmente.
x. VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
A partir del 02 de marzo de 2023 y hasta una nueva actualización.